Jak knihovna nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání? Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento článek. Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných Městskou knihovnou v Jindřichově Hradci nabízí zájemcům Knihovní řád, konkrétně Dodatek č.1/2018. Nakládání s osobními údaji je v souladu s požadavky vyplývajícími z Nařízení o ochraně osobních údajů EU s účinností od 25. 5. 2018 a v souladu s platnou legislativou ČR.

Jak a proč knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Městská knihovna v Jindřichově Hradci (sídlo u Knihovny 1173/II, J. Hradec, IČ: 60817054) je správcem osobních údajů a zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky. Účelem zpracování osobních údajů je ochrana majetku, poskytování kvalitních služeb uživatelům a plnění povinností vyplývajících z právních předpisů (zejména knihovní zákon, zřizovací listina, zákon o účetnictví). Městská knihovna nemá pověřence pro ochranu osobních údajů.

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

Základní údaje registrovaných čtenářů

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození a adresu. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (například členství zdarma).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta a splněných rezervacích.

Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně.

Kamerový systém

Knihovna je vybavena monitorovacím kamerovým systémem. Účelem provozování kamerového systému je ochrana majetku, života a zdraví osob (oprávněný zájem, právní povinnost). Monitorované prostory jsou označeny.

 Kde své údaje najdete

Po přihlášení do čtenářského konta naleznete přístup k některým údajům.

Čtenářské konto nabízí přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace a historii poplatků.

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou. Žádost o výpis osobních údajů musí podat osobně a knihovna má 30 dní na vyřízení této žádosti.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty nebo automatické potvrzení o vrácení knih. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu, prodlouženou o dva roky. Během této doby má čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenář identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely. O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny a má vyrovnány všechny závazky vůči knihovně. Žádost musí podat osobně. Údaje z kamerového systému se záznamem jsou uchovávány po dobu 7 dnů, záznam případného zachyceného bezpečnostního incidentu může být uchován po dobu nezbytnou pro projednání případu.

Zpracování jinými subjekty, předávání údajů třetím osobám

Knihovna zpracovává osobní údaje registrovaných uživatelů v automatizovaném knihovním systému, jehož zabezpečení je smluvně zajištěno s jeho poskytovatelem. Knihovna předává osobní údaje třetím osobám pouze tehdy, jestliže tak stanoví zákon nebo v případě ochrany svých práv. V odůvodněných případech (např. bezpečnostní incident, ochrana práv) mohou být data zpřístupněna orgánům činným v trestním řízení, soudu či jinému oprávněnému subjektu.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám.

 Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018, a dále platná legislativa ČR. Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů.